Контакты сайта вамдам для обратной связи:

Здесь вы можете написать нам письмо по указанному адресу электронной почты:

Адрес сайта:

Россия, Москва, Столбово 108, ООО "Вамдам"

Дополнительная информация для переписки онлайн.

Общение в социальных сетях с друзьями и родственниками позволяет не обращать внимания ни на структуру текста, ни на ошибки. Главное – передать информацию и получить ответ. Деловая переписка другой род коммуникаций, который положительно или отрицательно характеризует собеседников, создает привлекательный образ или портит первое впечатление. Поэтому для успешного общения важно придерживаться этических правил.

Деловые письма не могут существовать без темы.

В электронной рассылке необходимо заполнять эту строку в соответствии с содержанием текста. Если вы отправляете документы на согласование, так и пишите: "Наименование компании: Прошу согласовать договор".

Заполненное поле "тема" не только обычная вежливость. Это позволяет вам и вашему собеседнику понять, от кого и с какой целью направлено письмо, быстро найти его при необходимости.

2 Начните с обращения и приветствия.

Используйте подходящие выражения. Если уместно, назовите адресата по имени либо по имени и отчеству, но не по фамилии. Обращение к должностному лицу завершают восклицательным знаком.

При массовой рассылке употребляйте обобщенные формы: "Здравствуйте, коллеги", "Уважаемые администраторы".

3 Текст должен быть конструктивным.

Не все из нас имеют много свободного времени, чтобы читать длинное вступление "издалека". Пишите по существу: кратко и четко. Если какое-то предложение можно удалить, сделайте это. При этом сохраните все важные мысли и положения, даже если они кажутся вам очевидными. Руководствуйтесь требованием полноты информации.

Не пытайтесь скрыть или завуалировать просьбы, выражайтесь прямо. В противном случае вас могут неправильно понять, увидеть в ваших действиях подвох или неискренность.

4 Формула письма: введение, просьба, обоснование.

Неуважение, притворная вежливость и грубость всегда чувствуются. Вам задают одинаковый вопрос несколько раз подряд? Отвечая письмом – отпиской, рискуете потерять партнера или заказчика. Сохраняйте доброжелательный, учтивый тон.

Особое внимание уделяйте отказам. Не должно быть агрессии, снисходительного обращения, иронии, насмешки. Убедительно изложите причины, объясните ситуацию. Закончите мысль фразами: "Мы сожалеем, что не можем выполнить вашу просьбу", «Приносим извинения..."

5 Придерживайтесь нейтрального тона изложения.

Вводная часть ссылается на факты и события, результатом которых стало написание письма. Указываются вспомогательные сведения, позволяющие идентифицировать отправителя и отношения, в которых он состоит с адресатом. Блок "просьба" должен охватывать цель общения: получение документов, обсуждение предложений. Обоснование содержит причину, по которой вам необходима информация, встреча.

Большая часть деловых писем это побуждение к действию. Именно такая простая структура позволяет грамотно сформулировать коммерческое предложение.

6 Единое оформление на весь документ.

Различные шрифты, цвет, размер букв недопустимы. Хотите выделить мысль? Используйте полужирное начертание, курсив или подчеркивание. Откажитесь от смайликов и предложений, написанных большими буквами. Выносите каждую новую мысль в отдельные абзацы.

7 Закончите текст подписью.

Почтовые программы предлагают автоматически встраивать контакты. Указанное имя позволит получателю понять, с кем он общается. Актуальные адрес и номер телефона – возможность связаться с вами по срочному вопросу.

8 Проверьте вложения.

Если цель письма – пересылка документа, не забудьте его прикрепить. Иначе поставите в тупик вашего собеседника и затяните процесс коммуникаций.

При этом проверьте наименование вложений. Можно не уделить должного внимания названию файла, созданного для личного использования.

9 Сохраняйте историю переписки.

Общение по электронной почте порой затягивается на несколько дней или недель. Собеседник может не сразу вспомнить цель переписки, если вы каждый раз создаете новое сообщение. Цитирование раннего текста позволяет проследить развитие разговора и его суть.

10 Не игнорируйте письма.

Пренебрегая прочтением корреспонденции, рискуете упустить ответ на ваше сообщение. Старайтесь отвечать развернуто, сразу или в течение одного-двух рабочих дней после получения письма.

Если запрос требует подробного рассмотрения, оповестите о его принятии и сроках, в течение которого будет дано заключение. Уделите внимание каждому заданному вопросу, не умалчивайте ответ. Если вы не владеете нужной информацией, сообщите об этом, направьте к тому, кто поможет.

11 Не торопите с ответом.

Не на все письма можно ответить сразу. Есть вероятность, что придется проконсультироваться со специалистом, подготовить и согласовать документацию.

Если не получили ответ в течение 5–7 рабочих дней, проверьте ваш текст, может, вы не вписали просьбу или вопрос, требующий отклика. Уточните правильность введенных контактных адресов, и перешлите письмо еще раз.

12 Соблюдение правил деловой переписки важная часть имиджа и репутации.

Этические нормы позволяют упростить взаимодействие и достижение цели.

Красивый, грамотно написанный и структурированный текст говорит об уважение к адресату и вызывает соответствующую реакцию. Всего одно письмо, может заложить основу для дальнейшего длительного сотрудничества.